El estudio de viabilidad de un proyecto es un elemento inherente a todos ellos. No importa qué tipo de proyecto es, si se trata de una iniciativa de software, un proyecto educativo o uno de construcción. Analizar la viabilidad de un proyecto es más importante que planificar y para poder concluirlo resulta imprescindible llevar a cabo una investigación completa.
Este análisis permitirá obtener conocimiento para averiguar si realmente el proyecto aportará los beneficios que se esperan de él. No es una simple formalidad burocrática, sino una herramienta necesaria para la toma de decisiones estratégica.
La viabilidad de proyectos se refiere a la capacidad de un proyecto para ser llevado a cabo de manera exitosa. En otras palabras, la viabilidad de un proyecto se mide por su capacidad para alcanzar sus objetivos y metas, teniendo en cuenta factores como el presupuesto disponible, los recursos necesarios, el plazo de tiempo y las habilidades del equipo involucrado.
La evaluación de la viabilidad de un proyecto implica analizar y comprender los posibles riesgos y desafíos que puedan surgir durante el proceso de implementación, así como las oportunidades y ventajas que se pueden aprovechar. Esto incluye una evaluación detallada de los recursos necesarios, los costos asociados, los plazos previstos, las posibles barreras regulatorias y los riesgos técnicos.
En resumen, la viabilidad de proyectos se trata de asegurarse de que un proyecto sea realizable y que los resultados obtenidos sean satisfactorios, tanto en términos de eficacia como de eficiencia. La evaluación de la viabilidad es esencial para la toma de decisiones informadas sobre la inversión en un proyecto, lo que a su vez ayuda a garantizar el éxito del proyecto a largo plazo.
¿Qué es la viabilidad de un proyecto?
La viabilidad de un proyecto es su capacidad para finalizar satisfactoriamente, entregando los resultados esperados con la iniciativa. Analizar esta cualidad antes de la etapa de planificación sirve como guía para impulsar la toma de decisiones desde la comprensión integral de los parámetros del proyecto, los objetivos a alcanzar y los factores de riesgo.
¿Cómo saber si un proyecto es viable o no?
Un estudio de viabilidad permite averiguar si la iniciativa es o no realizable. Para ello, se analizan diferentes perspectivas, como la técnica, la económica o la legal. Las conclusiones de esta investigación hacen posible comprobar si la inversión merece o no la pena.
Aunque cada proyecto difiere en sus objetivos, necesidades y alcance, existen aspectos comunes a todos, en lo relativo a factores internos y externos que resultan determinantes para su éxito. Algunos de ellos son el liderazgo del proyecto, la disponibilidad de recursos, la infraestructura existente, la demanda pública y las regulaciones, que afectarán la salud del proyecto y a largo plazo y, por tanto, a su viabilidad.
Cómo hacer un estudio de viabilidad de un proyecto: estructura del análisis
Para que el estudio de viabilidad de un proyecto sea efectivo, debe contar, al menos, con las seis siguientes partes:
- Alcance del proyecto: contribuye a definir los límites y evitar desviaciones que alejen de los resultados esperados.
- Análisis de situación: sirve para identificar las fortalezas y debilidades del enfoque actual.
- Definición de requisitos: esta etapa depende del objeto de la atención del proyecto y se nutre de la participación conjunta de integrantes del proyecto a diferentes niveles.
- Determinación del enfoque: que representa la solución recomendada o curso de acción óptimo que concluirá en la satisfacción de necesidades.
- Evaluación de la viabilidad del proyecto: examina la rentabilidad del enfoque seleccionado.
- Revisión del estudio de viabilidad de un proyecto: todos los elementos anteriores se ensamblan en un estudio de viabilidad que debe someterse a una revisión formal en la que participen todas las partes involucradas. Este examen tiene dos propósitos:
Hay que recordar que el estudio de viabilidad de un proyecto es más una forma de pensar que un proceso burocrático. Para aumentar su usabilidad es importante que contenga suficientes detalles como para permitir continuar con la siguiente fase sucesiva en el proyecto, facilitando la aplicación de un análisis comparativo en la preparación de la auditoría del proyecto final que evalúe lo que se consigue entregar, en comparación con lo que se propuso en el estudio de viabilidad.
Razones para llevar a cabo el estudio de viabilidad de un proyecto
Además del enfoque de sentido común que el estudio de viabilidad de un proyecto aporta a la planificación del mismo, existen muchas otras razones que impulsan a las empresas a comprometerse con su elaboración.
La realización de un estudio de este tipo es una buena práctica empresarial y su aplicación puede observarse en todos los negocios de éxito. Las organizaciones que menores cotas de fracaso de proyecto presentan tienen en común el haber dedicado el tiempo y los recursos necesarios a examinar a fondo todas las cuestiones y evaluar su probabilidad de éxito antes de iniciar el siguiente proyecto.
Además de minimizar el riesgo, el estudio de viabilidad les ayuda a:
- Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos.
- Detectar las oportunidades.
- Analizar el modo actual de funcionamiento de la organización.
- Definir los requisitos que configuran el proyecto.
- Evaluar las distintas alternativas.
- Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción.
- Hace alusión al propósito y se utiliza para definir el problema de la empresa que necesita ser resuelto o la oportunidad de negocio que se quiere aprovechar.
- Debe definir el ámbito de aplicación de forma clara, concisa y precisa, para evitar confundir a los participantes del proyecto.
- Tiene que informar sobre la estructura y partes de la empresa, incluyendo la designación de los participantes en el proyecto, la identificación del promotor y las áreas de los usuarios finales afectados por el mismo.
- Centrarse en el proyecto en sí y obtener una perspectiva más completa de las distintas alternativas.
- Descubrir nuevas alternativas de negocio o formas de optimizar resultados.
- Identificar oportunidades de innovar, a través del proceso de investigación.
- Detectar los signos que advierten de que es mejor no continuar y las razones que justifican esta cautela.
- Aumentar la probabilidad de éxito al descubrir los distintos factores que, desde el principio, podría afectar al proyecto y perjudicar a sus resultados.
- Contar con información de calidad para llevar a cabo una toma de decisiones basada en datos objetivos y fiables.
- Disponer de documentación completa, fruto de la investigación a fondo que la empresa ha llevado a cabo en diferentes áreas.
- Asegurar la financiación de las instituciones de crédito y otras fuentes monetarias.
- También contribuye a atraer inversión de capital, uno de los beneficios más aplaudidos del estudio de viabilidad de un proyecto.
- Facilita la introducción de cambios en las áreas donde son requeridos.
- Permite definir directrices que pueden aplicarse a futuros proyectos, suponiendo un ahorro considerable en tiempo y dinero.
- Debe emplearse como hoja de ruta y no como llamada a la acción, por lo que sus conclusiones se tienen que encuadrar en la planificación y no tomarse como prioridades a resolver de inmediato.
- Es imprescindible la valoración de las distintas alternativas de solución a cada problema.
- Se plantea la idoneidad de uso de las estructuras existentes y de las alternativas.
- Se establecen prioridades en base a su pragmatismo y viabilidad.
- Inicia con un análisis del costo total estimado del proyecto.
- Se calcula también el coste de otras alternativas, aparte de la solución recomendada, con el fin de ofrecer una comparación económica.
- Conviene completarla con un programa de proyecto que muestre la ruta del proyecto y las fechas de inicio y de final de las actividades en conjunto.
- Culmina con el cálculo del coste total, aspecto esencial para poder determinar la viabilidad de un proyecto.
- A este cálculo hay que añadirle un resumen de los costos y una evaluación en base a un análisis de costo – beneficio y de la rentabilidad de la inversión.
- Justificar el rigor y la precisión del estudio de viabilidad.
- Tomar una decisión acerca del proyecto, aprobándolo, rechazándolo o solicitando una revisión del mismo o de alguno de sus aspectos.
- Ayuda a comprender mejor el sistema y entender los mecanismos de desarrollo de cada entregable.
El estudio de viabilidad de un proyecto debería aportar, al menos, visibilidad en el plano técnico, para responder a preguntas sobre los recursos o la disponibilidad; y también ha de resolver dudas económicas, aclarando el potencial de generación de ingresos a largo plazo del proyecto. De forma complementaria, se pueden implementar análisis adicionales que tengan en cuenta cuestiones ambientales, de cumplimiento, políticas o culturales, entre otras.
