Un proceso de acercamiento a los costos que requiere la ejecución de un proyecto es fundamental para entender si este es posible o no. Otra herramienta administrativa esencial es el presupuesto.
Uno de los primeros pasos para decidir si un proyecto es viable es determinar los costos que va a representar. Conocer los recursos monetarios que demandará un proyecto servirá para determinar si lo que se pretende hacer es alcanzable. Para hacer el cálculo de los costos se debe seguir los siguientes pasos:
- Crear una lista de acciones y tareas. Registrar las actividades que se deben llevar a cabo para la operación del proyecto es tan importante como contemplar aspectos como la obtención de permisos y la relocalización.
- Realizar una estimación temporal. Una vez conocidas las acciones que se deben ejecutar para el desarrollo del proyecto, es el momento de evaluar cuánto tiempo tomará cada una de ellas.
- Calcular los costes laborales internos. Se refiere a los gastos del personal que figura en planilla. Este precio se determina tomando en cuenta la cantidad de empleados que serán necesarios para llevar a cabo las tareas del proyecto y el tiempo que demorarán las mismas.
- Calcular los costes de mano de obra externa. Por lo general, en un proyecto se debe recurrir a otra compañía para la ejecución de algunos trabajos. Estos recursos deben tomarse en cuenta en la estimación de costos.
- Investigar los materiales para el proyecto. En todo proyecto, llegará un momento en el que se necesitará la utilización de herramientas o equipos. También debe contabilizarse los costos de estos materiales.
- Establecer un amortiguador financiero. Es importante tener un porcentaje de dinero destinado a sobrecostos, pago de horas extras o aumentos de los costes de los suministros durante el desarrollo del proyecto.
- Monitorizar el consumo del presupuesto. Este seguimiento, que contempla informes periódicos de contratistas, hojas de cálculo, etc., ayudará a realizar ajustes para afinar la estimación sobre el desarrollo del proyecto. Asimismo, esto sirve para detectar a tiempo los excesos de dinero, permitiendo tomar medidas inmediatas.
La estimación del presupuesto consiste en sumar los costos para crear una línea de base de costo. En ella se encuentran los presupuestos autorizados para hacer el proyecto. Es importante indicar que el presupuesto no es inamovible; es decir, puede cambiar, siempre y cuando se tomen las medidas necesarias para las consecuencias de esta modificación.
Para no cometer errores al momento de determinar al presupuesto, se deben considerar una serie de elementos. Por ejemplo, un cronograma de proyecto para establecer las fechas de inicio y culminación para cada tarea. También un calendario de recursos, que sirve para determinar los recursos con los que se podrá contar en un día determinado. Asimismo, también se debe considerar los contratos en los que se encontrarán los costos relacionados con los productos o servicios adquiridos, entre otros elementos.
Además, para que el presupuesto sea lo más realista posible, se puede pedir la intervención de expertos. Esto sirve para tener como respaldo la opinión especializada de un profesional que conoce una determinada área. Asimismo, otra acción que debe considerarse es analizar las reservas disponibles para las contingencias y la gestión del proyecto.
Ya sea diseñando un edificio o desarrollando un software, los proyectos exitosos requieren estimaciones de costos precisas. Junto con la determinación del presupuesto, estas estimaciones sirven para pronosticar los recursos y los costos asociados necesarios para ejecutar un proyecto. Así, una empresa puede asegurarse de que se alcance los objetivos del proyecto dentro del cronograma y el presupuesto aprobados.
